POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

1. INTRODUCTION

Conformément à la réglementation destinée à encadrer le traitement des données personnelles et promouvant le respect des droits du propriétaire des informations (le « propriétaire »), COFFEE TANK, c’est-à-dire FRAICHE ET KAFFE, SARAHJO SAS adopte la politique de traitement des données suivante (la « politique ») de conformité obligatoire dans toutes les activités menées par COFFEE TANK qui impliquent le traitement de données personnelles par ses administrateurs, employés et collaborateurs. En particulier, cette politique envisage le traitement des demandes d’acceptation, des requêtes et des demandes liées au traitement de ce type d’informations.

SARAHJO SAS, informe que conformément à la Résolution 666 de 2020, elle procédera à la demande de données personnelles de ses Clients, qui pourront être obtenues en remplissant des formulaires ou par voie électronique, afin d’établir la clôture épidémiologique en cas de cas de contagion de la COVID-19. Ce cas ne nécessite pas l’autorisation du propriétaire pour le traitement des données obtenues conformément aux dispositions du littéral c) de l’article 10 de la loi 1581 de 2012.

2. OBJET

COFFEE TANK réalise des opérations pour lesquelles il est nécessaire de collecter des données personnelles auprès des personnes physiques et morales, avec lesquelles COFFEE TANK entretient diverses relations contractuelles et/ou commerciales. Pour cette raison, la collecte et le traitement (le « traitement ») desdites informations seront nécessaires à l’égard de toutes les personnes, telles que les clients, les fournisseurs, les sous-traitants, ainsi que les employés et les personnes qui sont en cours de relation contractuelle de toute avec COFFEE TANK, dans le but d’exécuter ses activités sociales, administratives et commerciales de la manière la plus appropriée. Conformément aux directives légales et conformément aux réglementations applicables, en particulier la loi 1581 de 2012, le décret national n. 1377 de 2013 et autres règlements qui les modifient, les complètent ou les abrogent,

3. DÉFINITIONS

Autorisation : consentement préalable, exprès et éclairé du propriétaire pour effectuer le traitement des données personnelles.

  • Données personnelles : toute information liée ou pouvant être associée à une ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables.
  • Données privées : celles qui, en raison de leur nature intime ou réservée, ne concernent que le propriétaire.
  • Données semi-privées : les données semi-privées sont des données qui ne sont pas de nature intime, réservée ou publique et dont la connaissance ou la divulgation peut intéresser non seulement son propriétaire mais aussi un certain secteur de personnes ou la société en général , telles que les données financières et de crédit.
  • Données publiques : ce sont les données qui ne sont pas semi-privées, privées ou sensibles. Sont considérées comme données publiques, entre autres, les données relatives à l’état civil des personnes, à leur profession ou métier et à leur qualité de commerçant ou de fonctionnaire. En raison de leur nature, les données publiques peuvent être contenues, entre autres, dans des archives publiques, des documents publics, des journaux et bulletins officiels et des décisions de justice dûment exécutées qui ne sont pas soumises à la confidentialité.
  • Données sensibles : les données qui affectent la vie privée du propriétaire ou dont l’utilisation abusive peut générer une discrimination, telles que celles qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, l’orientation politique, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance à des syndicats, des organisations sociales, des droits de l’homme ou qui promeut les intérêts de tout parti politique ou qui garantit les droits et garanties des partis politiques d’opposition, ainsi que les données relatives à la santé, à la vie sexuelle et aux données biométriques.
  • Responsable du traitement : personne physique ou morale, publique ou privée, qui, par elle-même ou en association avec d’autres, décide de la base de données et/ou du traitement des données.
  • Sous-traitant : personne physique ou morale, publique ou privée, qui, seule ou en association avec d’autres, effectue le traitement de données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  • Propriétaire : personne physique dont les données personnelles sont traitées.
  • Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations sur des données personnelles, telles que la collecte, le stockage, l’utilisation, la diffusion ou la suppression.
  • Transfert : se produit lorsque le responsable et/ou le responsable du traitement des données personnelles, situé en Colombie, envoie des informations ou des données personnelles à un destinataire, qui à son tour est responsable du traitement et se trouve à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.

• Transmission : traitement de données personnelles qui implique la communication de celles-ci à l’intérieur ou à l’extérieur du territoire de la République de Colombie lorsque son but est d’effectuer un traitement par le responsable au nom du responsable.

4. PRINCIPES

Principe de légalité : le traitement des données personnelles est une activité réglementée qui doit être soumise aux dispositions de la loi 1581 de 2012 dans le décret 1377 de 2013 et aux autres dispositions qui les développent.

Principe de finalité : le traitement des données personnelles doit obéir à une finalité légitime conformément à la constitution et à la loi, qui doit être communiquée au propriétaire.

Principe de liberté : le traitement des données personnelles ne peut être exercé qu’avec le consentement préalable, exprès et éclairé du propriétaire. Les données personnelles ne peuvent être obtenues ou divulguées sans autorisation préalable, ou en l’absence d’un mandat légal ou judiciaire supprimant le consentement.

Principe de véracité ou de qualité : les informations faisant l’objet du traitement doivent être véridiques, complètes, exactes, mises à jour, vérifiables et compréhensibles. Le traitement de données partielles, incomplètes, fractionnaires ou trompeuses est interdit.

Principe de transparence: dans le traitement, le droit du propriétaire d’obtenir du responsable du traitement ou du responsable du traitement, à tout moment et sans restriction, des informations sur l’existence de données qui le concernent doit être garanti.

Principe d’accès et de diffusion restreinte : le traitement est soumis aux limites qui découlent de la nature des données personnelles, des dispositions de la loi et de la constitution. En ce sens, le traitement ne peut être effectué que par des personnes autorisées par le propriétaire et/ou par les personnes prévues par la loi. Les données personnelles, à l’exception des informations publiques, peuvent ne pas être disponibles sur Internet ou d’autres moyens de diffusion ou de communication de masse, sauf si l’accès est techniquement contrôlable pour fournir une connaissance restreinte uniquement aux propriétaires ou aux tiers autorisés par la loi.

Principe de temporalité des données : une fois épuisée la finalité pour laquelle les données personnelles ont été collectées et/ou traitées, le responsable du traitement ou le responsable du traitement cessera son utilisation.

Principe de sécurité : les informations faisant l’objet d’un traitement par le responsable du traitement ou le responsable du traitement doivent être gérées avec les mesures techniques, humaines et administratives nécessaires pour garantir la sécurité des enregistrements en évitant leur falsification, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux.

Principe de confidentialité : toutes les personnes impliquées dans le traitement de données personnelles qui ne sont pas de nature publique sont tenues de garantir la confidentialité des informations, même après la fin de leur relation avec l’une des tâches incluses dans le traitement, et ne peuvent Fournir ou communiquer des données personnelles lorsque cela correspond au développement d’activités autorisées par la loi et dans ses termes.

Obligation d’information : COFFEE TANK informera le propriétaire des données personnelles, ainsi que les responsables et les responsables du traitement, du régime de protection des données adopté, ainsi que de la finalité et des autres principes qui régissent le traitement de ces données. En outre, il informera de l’existence des bases de données personnelles qu’il garde, des droits et de l’exercice de l’habeas data par les propriétaires, en procédant à l’enregistrement requis par la loi.

5. TRAITEMENT

Les informations demandées par COFFEE TANK au propriétaire, auront pour objet principal d’alimenter les bases de données et les outils dont COFFEE TANK dispose pour le développement de ses activités et la relation commerciale et/ou contractuelle avec les propriétaires, qui doivent donner leur consentement, préalable, libre et volontaire, par toute crainte, à condition qu’elle puisse faire l’objet d’une consultation ultérieure.

5.1. exclusions

Il est important de préciser que ladite autorisation ne sera pas nécessaire lorsqu’elle concerne : – Des informations requises par une entité publique ou administrative. – traitement à des fins historiques, statistiques ou scientifiques. – les données à caractère public. – les données relatives à l’état civil des personnes. – Cas d’urgence médicale ou sanitaire.

5.2. Médias

Le traitement des données personnelles peut être effectué par des moyens physiques, automatisés ou numériques selon le type et la forme de collecte des informations personnelles.

5.3. autres fins

En plus des finalités énumérées au deuxième chapitre, COFFEE TANK peut également traiter des données personnelles, entre autres, pour les finalités suivantes :

Gérer les procédures (demandes, réclamations, réclamations et requêtes) et réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des clients et partenaires commerciaux de COFFEE TANK.

Exercez votre droit de connaître suffisamment le propriétaire avec lequel vous avez l’intention d’établir des relations, de fournir des services et d’évaluer le risque présent ou futur des mêmes relations et services.

Réaliser des activités de marketing, de service client, d’activation de marque, de prix et de promotions, directement ou par l’intermédiaire de tiers issus d’alliances commerciales ou de tout lien.

Réaliser les démarches pertinentes pour le développement de la phase précontractuelle, contractuelle et postcontractuelle avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les employés.

Divulguer, transférer et/ou transmettre des données personnelles à l’intérieur et à l’extérieur du pays aux sociétés mères ou subordonnées de COFFEE TANK ou à des tiers en raison d’un contrat, d’une loi ou d’un lien licite qui l’exige ou pour mettre en œuvre des services de stockage d’informations dans le cloud ou des serveurs distants.

Connaître, stocker et traiter toutes les informations fournies par les titulaires de données dans une ou plusieurs bases de données, dans le format qu’il juge le plus pratique.

Effectuer toutes les démarches fiscales, comptables, fiscales et de facturation.

Les données collectées ou stockées sur les travailleurs de COFFEE TANK auront les finalités suivantes :

  1. conclure le contrat de travail ;
  2. Respecter les obligations de travail de l’employeur, telles que :

Affiliation au régime général de sécurité sociale et paiement des cotisations.

Affiliation à la caisse de compensation et paiement des cotisations parafiscales.

Assurer la sécurité et la santé du travailleur sur le lieu de travail, conformément à la réglementation applicable au système de gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Procéder à la retenue à la source conformément aux dispositions de la réglementation fiscale applicable et au versement au Dian des sommes retenues.

Délivrer les attestations de travail, de revenus et de retenue à la source demandées par le travailleur,

Fournir les informations requises par une entité ou autorité nationale qui requiert des données personnelles conformément à la réglementation en vigueur.

Effectuez les paiements de paie nécessaires de la manière indiquée par le travailleur.

  1. Pour la souscription d’assurance-vie et de frais médicaux ou pour l’octroi de tout autre avantage extralégal découlant de la relation de travail avec l’employeur.
  2. Avertir les membres de la famille en cas d’urgences produites pendant les heures de travail, dans les installations de l’employeur ou à l’extérieur mais pendant l’exercice de leurs fonctions.
  3. Créer la carte d’identité et l’accès aux installations de l’employeur.
  4. Maintenir et préserver la sécurité du personnel et des biens de l’employeur.
  5. Tout autre lié à la relation de travail entre l’employeur et ses travailleurs, nécessaire au développement normal de ladite relation. Après la résiliation du présent contrat de travail conclu entre les parties, l’employeur poursuivra le traitement des données personnelles reçues, afin de conserver des informations historiques et/ou statistiques relatives au respect de ses obligations légales, notamment en matière de travail, et d’exercer ses droits de défense, si nécessaire.

5.4. Transferts et transmissions internationaux de données personnelles

Les données personnelles susceptibles d’être transférées vers des pays tiers seront les mêmes dans lesquelles le propriétaire a accordé son autorisation contre le traitement desdites données. Dans tous les cas, COFFEE TANK veillera au respect des normes fixées par la Surintendance de l’Industrie et du Commerce si nécessaire.

5.5. Droits des titulaires

Les droits des titulaires en ce qui concerne les données personnelles collectées seront ceux établis à l’article 8 de la loi 1581 de 2012 : – Connaître, mettre à jour et rectifier leurs données personnelles avant les responsables du traitement ou les responsables du traitement . Ce droit peut être exercé, entre autres, à l’encontre de données partielles, inexactes, incomplètes, divisées, trompeuses, ou dont le traitement est expressément interdit ou n’a pas été autorisé ; – demander la preuve de l’autorisation conférée au responsable du traitement sauf dérogation expresse comme condition préalable au traitement, conformément aux dispositions de l’article 10 de la présente loi ; – être informé par le responsable du traitement ou le responsable du traitement, sur demande, concernant l’usage que vous avez fait de vos données personnelles ; – Déposer des plaintes auprès de la Surintendance de l’Industrie et du Commerce pour violation des dispositions de la présente loi et d’autres règlements qui la modifient, la complètent ou la complètent ; – révoquer l’autorisation et/ou demander la suppression des données lorsque les principes, droits et garanties constitutionnelles et légales ne sont pas respectés dans le traitement. La révocation et/ou la suppression se poursuivra lorsque la Surintendance de l’Industrie et du Commerce aura déterminé que, dans le traitement, le responsable ou le responsable a encouru une conduite contraire à la présente loi et à la Constitution. – révoquer l’autorisation et/ou demander la suppression des données lorsque les principes, droits et garanties constitutionnelles et légales ne sont pas respectés dans le traitement. La révocation et/ou la suppression se poursuivra lorsque la Surintendance de l’Industrie et du Commerce aura déterminé que, dans le traitement, le responsable ou le responsable a encouru une conduite contraire à la présente loi et à la Constitution. – révoquer l’autorisation et/ou demander la suppression des données lorsque les principes, droits et garanties constitutionnelles et légales ne sont pas respectés dans le traitement. La révocation et/ou la suppression se poursuivra lorsque la Surintendance de l’Industrie et du Commerce aura déterminé que, dans le traitement, le responsable ou le responsable a encouru une conduite contraire à la présente loi et à la Constitution.

5.6. Responsable du traitement des données personnelles

Les domaines chargés de traiter les questions liées au traitement des données personnelles seront les domaines achats et gestion – relations humaines de COFFEE TANK, qui peuvent être contactés comme suit :    

COFFEE T+ANK

coffeetank@coffee-tank.com

5.7. Autorisation pour le traitement des données

COFFEE TANK doit obtenir l’autorisation préalable, expresse et éclairée du propriétaire pour collecter et traiter vos données personnelles, à l’exception des exclusions prévues dans le présent chapitre. Le propriétaire doit être clairement et expressément informé de ce qui suit pour obtenir l’autorisation :

Le traitement auquel vos données personnelles seront soumises et la finalité de celui-ci.

Le caractère facultatif de la réponse aux questions qui sont formulées lorsqu’elles portent sur des données sensibles ou sur les données des filles, des garçons et des adolescents

Les droits qui vous assistent en tant que propriétaire.

L’identification, l’adresse physique ou électronique de COFFEE TANK. COFFEE TANK peut obtenir le consentement du propriétaire par tout moyen pouvant faire l’objet d’une consultation ultérieure, tels que le site Web, les formulaires, les formats, les activités, les concours, en face à face ou sur les réseaux sociaux, les pqrs, les messages de données ou les applications. La preuve du respect de l’obligation d’information et du consentement accordé doit être apportée.

5.7.1. Autorisations pour le traitement des données sensibles

En ce qui concerne la collecte de données sensibles, les exigences suivantes doivent être respectées :

L’autorisation doit être explicite.

Le titulaire doit être informé qu’il n’est pas tenu d’autoriser le traitement desdites informations.

Le propriétaire doit être explicitement et préalablement informé des données sensibles qui seront traitées et de leur finalité.

5.7.2. Autorisation pour le traitement des données des enfants et des adolescents

En ce qui concerne la collecte et le traitement des données d’enfants et d’adolescents, les conditions suivantes doivent être remplies :

L’autorisation doit être accordée par des personnes habilitées à les représenter légalement.

Il doit être informé qu’il est facultatif de répondre aux questions concernant vos données.COFFEE